« منشور کار تیمی » برای اجایل مارکتینگ ( بازاریابی چابک ) – قسمت دوم

« منشور کار تیمی » برای اجایل مارکتینگ ( بازاریابی چابک ) – قسمت دوم

ترجمه و تالیف ( با اندکی تغییرات ) : آیدین افشار

لینک قسمت اول مقاله

حال به توضیح هر یک از خصوصیات یک « منشور کار تیمی » کامل می پردازیم .

  • بهنگام و به موقع تهیه شود .

با اینکه « منشور کار تیمی » در طی زمان ساخته و پرداخته می شود ، اگر یک منشور نمونه وجود داشته باشد ، تیم های جدید شانس بیشتری برای موفقیت خواهد داشت تا زمانی که حتی یک نمونه وجود نداشته باشد .

زمانی که یک گروه از افراد شروع به کار بر روی یک پروژۀ واحد می کنند ، توافق آنها بر روی یک دستورالعمل اولیه ، می تواند آنها را با سرعت بیشتری به مراحل بعدی توسعۀ تیم برساند تا به یک تیم با عملکرد بالا تبدیل شوند .

زمانی که یک تیم جدید تشکیل می شود ، باید سعی شود که یک نمونه از « منشور کار تیمی » یا مجموعه ای از « قوانین کار تیمی « در اختیار آنها قرار گیرد ، تا اعضای تیم بتوانند با مطالعه و بررسی آنها به یک دیدگاه مشابه و متمرکز دست یابند .

تهیه و در اختیار قرار دادن به موقع این سند ، به آنها کمک می کند تا به سرعت بتوانند ، انتظارات تیم خود را شناسایی کنند و زمانی که در خط مقدم فعالیت هایشان قرار می گیرند ، موفقیت های بیشتری به دست آورند .

تصویر زیر در پنج مرحله ، شکل گیری این موضوع را نشان می دهد .

  • مختصر و مفید باشد .

اگر شما مجموعه ای از ۱۰۰ قانون مختلف برای عملکرد تیم تان داشته باشید ، حتما نتیجه نخواهید گرفت و به نوعی منشور تهیه شده جنبۀ تزئینی و دکوری پیدا خواهد کرد .

هدف باید تدوین یک اعلامیه با حداکثر ده قانون باشد به طوری که همه اعضای تیم در تهیه آن مشارکت داشته باشند و به آنها معتقد باشند . قرار دادن محدودیت برای تعداد قوانین به این دلیل است که همه اعضای تیم با هم و در کنار هم نسبت به اجرای این قانون یکپارچه عمل کنند و اعتقاد درونی آنها به این قوانین بسیار حیاتی است و یقیناً هدف تدوین این قوانین ، تزئین یا صرفاً داشتن یکسری قوانین بلااستفاده نیست .

منشور تهیه شده باید قابل مشاهده و همواره در دسترس باشد . چاپ کردن « منشور کار تیمی » بر روی یک صفحه کاغذ و در معرض دید قرار دادن آن ، ساده ترین راهی است که باعث خواهد شد ، ذهن اعضای تیم همواره بر روی « منشور کار تیمی » متمرکز باشد .

  • توسط اعضای تیم تهیه شده باشد .

یک منشور قانونی ، زمانی تاثیر خوبی ایجاد می کند که توسط خود اعضای تیم برای تیم تهیه شده باشد . مدیر تیم می تواند ساخت اولین « منشور کار تیمی » را به منزلۀ یک منبع قابل اتکاء برای تقویت و پشتیبانی تیم ، تسهیل کند . زمانی که اعضای تیم در ایجاد منشور مشارکت داشته باشند ، بیش از ده برابر در پیروی از آن فعال تر خواهند بود و همواره در تلاششان برای تقویت تیم با قاطعیت از آن استفاده خواهند کرد .

این منشور برای هر تیم منحصر به فرد است و ضروری است که اعضای فعلی تیم و همچنین اعضای تازه وارد ، کسانی هستند که آن را با هم تهیه می کنند .

  • صریح و قابل اجرا باشد .

منشور تهیه شده برای تیم اجایل ( چابک ) بر خلاف جریان و فرآیند اصلی کار نیست چرا که این منشور رفتارهایی را برجسته می کند که در ممکن است در فرآیند کار تیمی تناقض ایجاد کنند . همچنین باید شامل آرزوها و خواسته های تیم مانند « درخواست مرتب بازخورد » ، « مثبت بودن » نیز باشد . تا جایی که امکان دارد باید قوانین را قابل اجرا و قابل عملیاتی شدن ایجاد کنید .

یک « منشور کار تیمی » خوب و قابل اجرا ، می تواند برای اعضای تیم مواردی دیگری را نیز ذکر کند ، مثل « دو بار در ماه کمک کردن به همکاران جهت انجام کارهایشان » یا « یک بار در ماه به اشتراک گذاشتن درس آموخته ها با همکاران » . با اینحال می توان مواردی خیلی انتزاعی نیز به « منشور کار تیمی » اضافه کرد مانند « روشن فکر بودن » یا « مثبت بودن » .

  • پویا و قابل اتکا باشد .

« منشور کار تیمی » یک سند زنده است . این سند زمانی که اطلاعات یا اعضای جدید به تیم اضافه می شوند و یا نیازهای پروژه تغییر می یابند و یا المانهای « منشور کار تیمی » دگرگون می شوند ، باید تغییرات در اولویت ها و اهداف را برای تیم به شکل واضح بازتاب دهد . فقط باید اطمینان حاصل کنید که « منشور کار تیمی » تهیه شده را هر روز تغییر نمی دهید . تغییرات در « منشور کار تیمی » نباید تصادفی انجام شود و باید شامل نظرات و پیشنهادات همه اعضای تیم باشد .

  • واقعبینانه باشد .

« منشور کار تیمی » باید در مسیر حرکت تیم به سوی اهدافش ، تکامل پیدا کند . اما هدف این منشور همیشه باید این باشد که آنچه را که قابل اجرا و ممکن است منعکس کند . مواردی مثل زمانبندی پروژه ، تعداد اعضای تیم و نحوۀ توزیع مهارت ها و تخصص ها ، چه تعداد از اعضای تیم دورکار هستند و سایر عوامل تعیین کننده مشابه را در نظر بگیرید . همیشه یک « منشور کار تیمی » غیر واقعبینانه که شامل موارد غیر ممکن است و کمکی به تقویت تیم نمی کند ، نادیده گرفته خواهد شد .

  • همیشه در دسترس و در دید اعضای تیم باشد .

قراردادن این منشور در کامپیوترتان ، به معنی آن است که تقریبا همیشه ، از دید همه پنهان خواهد بود . این منشور ترجیحاً باید در جایی قرار بگیرد که اعضای تیم به صورت مداوم آن را ببینند ، همانند یک اتاق عمومی یا نزدیک تخته کانبان یا اسکرام تیم . با این روش ، « منشور کار تیمی » همیشه در دید اعضای تیم که با هم کار می کنند خواهد بود .

به علاوه اینکه افرادی هم که عضو تیم نیستند ، اعلامیۀ « منشور کار تیمی » را خواهند دید . در حقیقت این اعلامیه به آنها کمک می کند تا ارزش های حاکم بر تیم و روابط بین آنها را بهتر درک کنند و همچنین بتوانند راه های بهتر و موثرتری برای کمک و هماهنگی بیشتر با تیم اجایل ( چابک ) را پیدا کنند .

اگر اعضای تیم تقسیم شوند ، « منشور کار تیمی » جایگاه ویژه ای در ابزار مدیریت فرآیند پیدا خواهد کرد . از سوی دیگر می تواند همانند پس زمینه دسکتاپ کامپیوترها قرار گیرد ( همانند کاری که ما انجام می دهیم ) و یا ساده تر پس از آن در محل کار تک تک افراد تیم حضور خواهد داشت . این نکتۀ مهم و ضروری را به خاطر داشته باشید که منشور تهیه شده همواره باید در ذهن تک تک اعضای تیم همیشه فعال باشد و اعضای تیم با این قوانین زندگی کنند .

  • مورد توافق همه باشد .

« منشور کار تیمی » به شرطی که محتوای آن با توافق همۀ اعضای تیم تهیه شده باشد ، درک مشترکی به وجود می آورد  ساخته و باعث افزایش مسئولیت پذیری و روحیۀ بالای اعضای تیم می شود .

یکی از دلایل تشویق تیم ها به ساخت « منشور کار تیمی » اختصاصی برای خودشان ، بدون تاثیر گذاری مستقیم مدیران ، این است که ماموریت بزرگتری برای چگونگی انجام دادن کارها پشتیبانی شود .

بسیار حیاتی است که تیم ارزش های خود را به کسی تحمیل نکند . به جای آن باید تیم ها فرصت این را داشته باشند که تصویری کامل و دقیق از چگونگی اجرای کار و مسائل پیرامون آن به صورت روزانه ایجاد کنند .

 

پایان قسمت دوم

ادامه دارد …

لینک قسمت اول مقاله

 

 

 

 

 

 

دیدگاهتان را بنویسید